Toute somme retenue sur le dépôt de garantie doit être dûment justifiée. L'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 l'impose, et une retenue sans pièce à l'appui ne tient pas devant un juge.
Les pièces qui fonctionnent sont la comparaison des états des lieux d'entrée et de sortie, un devis ou une facture pour les réparations, une lettre de réclamation restée sans réponse pour les impayés, et un décompte pour les charges.
Un devis suffit, le bailleur n'est pas obligé de faire réaliser les travaux. La Cour de cassation l'a confirmé. En revanche la vétusté, c'est-à-dire l'usure normale, ne se retient jamais.
Ce que la loi exige avant toute retenue
Le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai d'un mois après la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, et de deux mois s'il ne l'est pas. Sur ce montant, l'article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 n'autorise le bailleur à déduire que les sommes restant dues et celles dont il est tenu à la place du locataire, sous réserve qu'elles soient dûment justifiées.
Concrètement, cela couvre les loyers ou charges impayés, les dégradations constatées à la sortie et les réparations locatives non faites. Chaque euro retenu doit être adossé à une pièce. Une retenue forfaitaire, un montant rond posé sans document, ou une simple affirmation ne sont pas des justifications. Et le retard coûte cher, car le dépôt non restitué dans les délais est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé.
Le point de départ de tout dossier solide est l'état des lieux. Sans état des lieux de sortie qui mentionne la dégradation, la retenue pour réparation est presque toujours perdue, car rien ne prouve que le dommage vient du locataire.
Les justificatifs qui tiennent, pièce par pièce
Pour les dégradations, la base est la comparaison entre l'état des lieux d'entrée et celui de sortie. Elle établit que le trou dans la cloison ou la moquette brûlée n'existaient pas à l'arrivée. S'y ajoute un devis ou une facture qui chiffre la remise en état. Des photos datées, annexées aux états des lieux, renforcent nettement le dossier. À défaut d'état des lieux contradictoire, un constat de commissaire de justice établi à la sortie peut en tenir lieu.
Pour les impayés de loyers ou de charges, le justificatif attendu est le décompte des sommes dues, accompagné d'une lettre de réclamation restée sans réponse. Les courriers du bailleur permettent de produire cette relance en bonne forme, et la page loyer impayé détaille la marche à suivre quand la dette s'installe.
Pour les charges en copropriété, le bailleur peut conserver une provision jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble, dans la limite de 20 % du dépôt de garantie. La régularisation doit intervenir dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes, justificatifs de charges locatives à l'appui.
Devis ou facture, faut-il faire les travaux ?
C'est la question que tous les bailleurs se posent, et la réponse est favorable au bailleur. La Cour de cassation juge que la seule production d'un devis suffit à justifier la retenue, et que l'indemnisation n'est pas subordonnée à l'exécution des réparations. L'arrêt de principe est Cass. 3e civ. du 3 avril 2001, n° 99-13668. Vous pouvez donc retenir le montant du devis sans jamais faire les travaux, par exemple si vous comptez rénover la pièce entièrement.
Deux limites tout de même. Le juge apprécie le montant et peut réduire une retenue fondée sur un devis manifestement gonflé, il est donc prudent de choisir un devis réaliste, voire d'en garder deux. Et la retenue doit correspondre à une dégradation imputable au locataire, pas à une remise au goût du jour du logement.
La vétusté ne se retient jamais
L'usure normale du logement reste à la charge du propriétaire. Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 la définit comme l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et équipements. Une peinture ternie après six ans d'occupation ou une moquette usée par le passage ne justifient aucune retenue.
Pour trancher entre usure et dégradation, les parties peuvent convenir dès la signature du bail d'appliquer une grille de vétusté, qui fixe une durée de vie théorique par équipement et des coefficients d'abattement annuels. Avec une grille, la retenue se calcule sur la seule part non amortie, ce qui la rend beaucoup plus difficile à contester. Le calcul de la retenue et le suivi des délais se font simplement avec l'outil dépôt de garantie, et le décompte final peut être conservé dans mes documents.
Questions fréquentes
Un devis suffit-il ou faut-il une facture ?
Un devis suffit. La Cour de cassation a jugé que la seule production d'un devis justifie la retenue et que le bailleur n'est pas tenu de faire réaliser les travaux. Le juge peut toutefois écarter un devis manifestement excessif.
Peut-on retenir pour de l'usure normale du logement ?
Non. La vétusté, définie comme l'usure résultant du temps ou de l'usage normal, reste à la charge du bailleur. Seules les dégradations qui dépassent cet usage normal peuvent être retenues, au besoin avec une grille de vétusté.
Combien de temps garder une provision pour charges en copropriété ?
Le bailleur peut conserver au maximum 20 % du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble, puis il régularise dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes.
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Gérer mon dépôt de garantieSources et cadre légal. Article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs. Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 relatif aux états des lieux et à la prise en compte de la vétusté. Cass. 3e civ., 3 avril 2001, n° 99-13668. Les informations de cet article sont données à titre indicatif et ne constituent pas un conseil juridique. Publié le 24 août 2026 par lebonbailleur.fr.