Décompte de régularisation des charges
Gratuit, sans compteSaisissez les provisions encaissées et les dépenses réelles récupérables. L'outil calcule le solde et produit le décompte à envoyer au locataire.
Tout se passe dans votre navigateur. Aucune donnée n'est envoyée sur un serveur.
Les charges locatives, ou charges récupérables, sont les dépenses payées par le bailleur qu'il peut se faire rembourser par le locataire. La liste est fixée de façon limitative par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, une dépense qui n'y figure pas reste à la charge du propriétaire.
Le locataire verse chaque mois une provision. Une régularisation annuelle compare ces provisions aux dépenses réelles, et donne lieu à un complément ou à un remboursement.
Un mois avant la régularisation, le bailleur doit communiquer le décompte par nature de charges et le mode de répartition. Pendant les six mois qui suivent, il tient les justificatifs à disposition du locataire.
Le délai pour réclamer un rappel de charges est de trois ans. Au-delà, la créance est prescrite.
Page vérifiée le 14 août 2026Source, décret n° 87-713 du 26 août 1987 et article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989Information indicative, pas un conseil juridique
Les charges sont le sujet le plus technique de la location, et celui que les bailleurs particuliers négligent le plus. Provisions mal calibrées, régularisation oubliée, dépenses non récupérables facturées à tort, chaque erreur finit en discussion. Voici la mécanique complète.
Comment ça marche, en trois temps
- La provision mensuelle. Le locataire verse chaque mois une somme estimée en même temps que son loyer. Elle apparaît séparément sur la quittance, c'est une obligation.
- La régularisation annuelle. Une fois par an au minimum, vous comparez le total des provisions encaissées aux dépenses réellement engagées et récupérables.
- L'ajustement. Si le locataire a trop versé, vous remboursez. S'il a insuffisamment versé, vous réclamez le complément. Et vous réajustez la provision pour l'année suivante.
Ce qui est récupérable, et ce qui ne l'est pas
Le principe général, le locataire paie ce qui relève de l'usage et de l'entretien courant, le bailleur garde ce qui relève de la propriété et du gros entretien.
Généralement récupérable
- Eau froide, eau chaude et chauffage collectif
- Électricité des parties communes
- Entretien courant des parties communes et des espaces verts
- Menues réparations sur les équipements communs
- Entretien de l'ascenseur
- Enlèvement des ordures ménagères
- Part du salaire du gardien correspondant à l'entretien et à la sortie des poubelles
Jamais récupérable
- Honoraires du syndic de copropriété
- Travaux de gros œuvre, ravalement, toiture
- Remplacement d'équipements en fin de vie, chaudière, ascenseur
- Taxe foncière, hors taxe d'enlèvement des ordures ménagères
- Assurance propriétaire non occupant
- Frais de gestion locative
La régularisation, mode d'emploi
Un mois avant
Adressez au locataire le décompte par nature de charges, eau, chauffage, entretien, ordures ménagères, et le mode de répartition entre les logements. En copropriété, précisez les tantièmes appliqués.
Le décompte
Présentez trois colonnes, la dépense totale, la quote-part du logement, et le total des provisions déjà versées. La différence donne le solde, en votre faveur ou en celle du locataire.
Après l'envoi
Pendant six mois, tenez les pièces justificatives à disposition du locataire. Il peut demander à les consulter, c'est son droit, et un refus fragilise votre position.
Le réajustement
Recalculez la provision pour l'année suivante sur la base du décompte réel. C'est le meilleur moyen d'éviter que le problème se répète.
Les délais à retenir
| Sujet | Délai |
|---|---|
| Fréquence de la régularisation | Au moins une fois par an |
| Envoi du décompte avant régularisation | 1 mois |
| Mise à disposition des justificatifs | 6 mois après l'envoi du décompte |
| Prescription d'un rappel de charges | 3 ans |
| Régularisation très tardive | Si elle intervient après la fin de l'année civile suivante, le locataire peut demander un étalement sur 12 mois |
Questions fréquentes
Quelles charges puis-je récupérer sur mon locataire ?
Uniquement celles figurant dans la liste fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Cette liste est limitative, une dépense qui n'y figure pas reste à la charge du bailleur.
À quelle fréquence faut-il régulariser les charges ?
Au moins une fois par an. La régularisation compare les provisions versées par le locataire aux dépenses réellement engagées.
Quels documents dois-je fournir au locataire ?
Un mois avant la régularisation, vous devez communiquer le décompte par nature de charges et le mode de répartition entre les logements. Pendant les six mois qui suivent l'envoi du décompte, vous devez tenir les pièces justificatives à sa disposition.
Pendant combien de temps puis-je réclamer un rappel de charges ?
Trois ans. Au-delà, la créance est prescrite. Le locataire dispose du même délai pour réclamer un trop-perçu.
Que se passe-t-il si je régularise avec beaucoup de retard ?
Si la régularisation n'intervient pas avant la fin de l'année civile suivant celle de son exigibilité, le locataire peut demander un étalement du paiement sur douze mois.
Puis-je modifier le montant des provisions ?
Oui, l'ajustement des provisions doit se faire sur la base du dernier décompte de charges. Une provision manifestement sous-évaluée crée un rappel douloureux en fin d'année, ce qui n'est bon pour personne.
Sources et cadre légal. Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables, et article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 pour la régularisation annuelle, le décompte et la mise à disposition des justificatifs. En copropriété, la ventilation exacte dépend du relevé du syndic, à examiner ligne par ligne. Les informations de cette page sont données à titre indicatif et ne constituent pas un conseil juridique. Page vérifiée le 14 août 2026 par lebonbailleur.fr, éditée par Benjamin E.
Loyer et charges, toujours séparés
La séparation est obligatoire sur la quittance, et c'est elle qui rend la régularisation lisible.
Créer ma quittance gratuitement