La quittance ne peut pas se contenter d'un montant global. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 impose qu'elle porte le détail des sommes versées en distinguant le loyer et les charges. Deux lignes au minimum, donc, plus le total encaissé.
La ligne charges correspond en général à la provision mensuelle prévue au bail. Cette provision n'est pas un solde de tout compte, elle reste soumise à une régularisation annuelle prévue par l'article 23 de la même loi.
La quittance reste gratuite dans tous les cas, et si le locataire n'a réglé qu'une partie du mois, on délivre un reçu du montant versé, pas une quittance.
Ce que la loi impose de faire figurer
Le texte de référence est l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, dans sa rédaction en vigueur depuis mars 2014. Il dit deux choses très concrètes. D'abord, le bailleur transmet gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. Ensuite, la quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges.
Ce détail n'est pas une coquetterie de juriste. Il permet au locataire de justifier précisément ce qu'il paie, et il vous protège aussi. Le jour où vous faites une révision de loyer ou une régularisation de charges, l'historique ligne par ligne évite toute discussion sur ce qui a déjà été versé et à quel titre.
Concrètement, une quittance conforme affiche au minimum trois montants. La part loyer, appelée loyer hors charges ou loyer nu. La part charges, le plus souvent la provision mensuelle fixée au bail. Et le total payé, avec la période concernée et la date du paiement. Le générateur de quittance du site produit exactement cette ventilation.
La ligne charges, provision ne veut pas dire solde
Dans la plupart des baux, le locataire verse chaque mois une provision pour charges. C'est cette provision qui apparaît sur la ligne charges de la quittance. Attention au sens des mots, la quittance prouve que la provision du mois a été payée, elle ne dit pas que le compte de charges de l'année est soldé.
L'article 23 de la loi de 1989 encadre ce mécanisme. Les provisions doivent être justifiées, par les résultats de la précédente régularisation ou par le budget prévisionnel en copropriété. Elles donnent lieu à une régularisation au moins annuelle, en comparant ce qui a été provisionné et les dépenses réelles récupérables. Un mois avant cette régularisation, vous communiquez au locataire le décompte par nature de charges, puis vous tenez les pièces justificatives à sa disposition pendant six mois à compter de l'envoi du décompte.
Quant à savoir quelles dépenses peuvent passer dans les charges, la liste est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Eau, chauffage collectif, entretien des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères notamment. Pour y voir clair, l'outil charges locatives vous aide à trier ce qui est récupérable de ce qui reste à votre charge.
Les erreurs qui fragilisent vos quittances
La première erreur est le montant unique. Une quittance qui affiche seulement 800 euros sans ventilation ne respecte pas l'article 21. Si votre locataire monte un dossier ou demande une aide au logement, ce document risque d'être refusé, et vous devrez tout réémettre.
La deuxième est de facturer le service. La loi interdit tout frais lié à l'établissement ou à l'envoi de la quittance comme de l'avis d'échéance. Une clause du bail qui prévoirait des frais d'expédition serait sans valeur.
La troisième est la quittance de complaisance. Si le locataire n'a versé qu'une partie du mois, la loi prévoit un reçu pour la somme encaissée, pas une quittance. Délivrer une quittance complète alors que le loyer ne l'est pas revient à vous fabriquer une preuve contre vous. En cas de retard qui s'installe, mieux vaut réagir tôt avec les courriers de relance pour loyer impayé.
Dernière négligence fréquente, l'à-peu-près sur la période. Une quittance couvre une période précise, en général le mois, avec la date du versement. Sans cela, impossible de reconstituer un historique propre, notamment au moment du départ du locataire et de la restitution du dépôt de garantie.
Mettre en place une routine propre
Le plus simple est de figer un modèle une fois pour toutes. Identité du bailleur et du locataire, adresse du logement, période, ligne loyer, ligne charges, total, date de paiement, et votre signature. Émettez le document dès réception du paiement, tous les mois, sans attendre la demande. Avec l'accord exprès du locataire, l'envoi par email est prévu par la loi, ce qui rend la routine indolore.
Si vous préférez partir d'une base déjà structurée, le modèle de quittance et le générateur gratuit appliquent d'office la distinction loyer et charges. Et pour les documents voisins, pensez à l'attestation de loyer demandée par certains organismes, qui ne remplace pas la quittance mais répond à d'autres demandes.
Questions fréquentes
Une quittance en montant global, sans distinguer loyer et charges, est-elle conforme ?
Non. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que la quittance porte le détail des sommes versées en distinguant le loyer et les charges. Un montant unique ne répond pas à cette exigence, même si le total est juste.
Le locataire n'a payé qu'une partie du mois, quittance ou reçu ?
Un reçu. La loi réserve la quittance aux périodes intégralement payées. Pour un versement partiel, le bailleur délivre un reçu qui mentionne la somme effectivement encaissée, et la quittance viendra quand le solde sera réglé.
Peut-on envoyer la quittance détaillée par email ?
Oui, à condition d'avoir l'accord exprès du locataire. Avec cet accord, la transmission dématérialisée est prévue par l'article 21 de la loi de 1989. Le contenu reste le même, détail du loyer et des charges compris, et l'envoi reste gratuit.
L'outil qui va avec cet article
Gratuit, sans compte, sans email. Vos données restent sur votre appareil.
Créer ma quittanceSources et cadre légal. Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, articles 21 et 23, et décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables, consultés sur Légifrance le 17 août 2026. Les informations de cet article sont données à titre indicatif et ne constituent pas un conseil juridique. Publié le 17 août 2026 par lebonbailleur.fr.